Szybsze wyszukiwanie dokumentów

Nie da się ukryć, że tradycyjne systemy archiwizacji dokumentów są mało wydajne. Im większe archiwum, tym korzystanie z niego jest coraz trudniejsze. Mowa tu przede wszystkim o czasie, jaki należy poświęcić na wyszukanie konkretnego dokumentu. Problem staje się jeszcze większy, w przypadku źle zarchiwizowanego dokumentu. Rozwiązaniem jest tu elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu dostęp do każdego dokumentu jest szybki i prosty. Co więcej, nie ma już potrzeby udawania się specjalnie do firmowego archiwum. Każdy dokument pobrać można z dowolnego komputera i o każdej porze. To ogromna oszczędność czasu.

Czas obiegu dokumentów

Działalność każdej firmy w dużej mierze opiera się na przepływie dokumentów. Im jest on szybszy, tym szybciej realizowanych jest wiele procesów w przedsiębiorstwie. Nie da się ukryć, że obieg papierowych dokumentów trwa dość długo. Często nawet dość proste sprawy realizowane są z tego powodu nawet przez kilka dni. To znacząco wpływa na efektywność pracy. Chcąc zatem poprawić wydajność pracy, warto w pierwszej kolejności zadbać o szybki obieg dokumentów. I tu znów z pomocą przychodzą rozwiązania informatyczne. Dobrym przykładem mogą być tu choćby elektroniczne wnioski urlopowe. Jeszcze nie tak dawno, czas oczekiwania między złożeniem przez pracownika wniosku o urlop a podjęciem w tej sprawie decyzji przez przełożonego i przekazaniem odpowiednich dokumentów do działu kadr, wynosił nawet tydzień. Dziś to już przeszłość. Dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym cały ten proces zrealizowany może być w zaledwie kilka godzin. To korzystne rozwiązanie zarówno dla pracowników, przełożonych, jak i dla działów kadr i płac.

Bezpieczeństwo dokumentów

Mówiąc o elektronicznym systemie obiegu dokumentów w firmie, nie można pominąć kwestii ich bezpieczeństwa. Pamiętać trzeba, że dokumenty firmowe zawierają dane poufne i wrażliwe. Dlatego ich bezpieczeństwo jest szczególnie ważne. W przypadku dokumentów papierowych zachowanie odpowiednich procedur ochronnych jest dość trudne i kosztowne. Zawsze bowiem istnieje ryzyko pożaru lub zalania, co będzie skutkować ich zniszczeniem. Korzystając z elektronicznego oprogramowania do obiegu dokumentów, eliminuje się takie ryzyko. Wszystko bowiem przechowywane jest w wirtualnej chmurze. Co więcej, takie rozwiązanie lepiej chroni dokumenty przed ewentualną kradzieżą. System jest bowiem odpowiednio zabezpieczony i włamanie do niego jest praktycznie niemożliwe. Inaczej jest w przypadku tradycyjnego archiwum z papierowymi dokumentami.

Dostęp do dokumentów

O tym już nieco wspomniano, ale jest to niezwykle ważne. Wpływ ma bowiem na wydajność pracy i oszczędność czasu. Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów można mieć do nich dostęp z dowolnego komputera i o każdej porze. Zawsze w razie potrzeby można szybko pobrać potrzeby dokument. Takie rozwiązanie daje także możliwość bardzo szybkiego generowania różnego rodzaju raportów, co jest szczególnie ważne dla szefów firm i kierowników działów.